„Wofür zahlen wir da eigentlich jeden Monat?“
Wir machen sichtbar, welche Lizenzen ihr habt, wer sie wirklich nutzt und wo eine Verlängerung teurer ist als ein Wechsel — bevor die nächste Preiserhöhung kommt.
Software- und Lizenzkosten unter Kontrolle bringen
- Ergebnis
- Bereinigter Lizenzbestand
- Für
- IT-Leitung & Einkauf
- Dauer
- 4–8 Wochen
Expert:in
Jan Philipp kauft Software selbst ein und kennt die Mechanik hinter stillen Verlängerungen und neuen Funktionspaketen. Er verhandelt nicht für euch — er liefert die Zahlen, mit denen sich verhandeln lässt, und sagt auch, wo tatsächlich keine Luft ist.
Herausforderung
Die Software-Kosten steigen, und keiner weiß genau, warum. Verträge sind über Jahre entstanden, verlängern sich still, und die Preise ziehen an — zuletzt gern mit Verweis auf neue KI-Funktionen, die niemand bestellt hat.
Wer was zahlt, ist über Abteilungen verteilt. Einzelne Teams haben eigene Abos, Lizenzen laufen auf Personen, die nicht mehr da sind, und für dieselbe Aufgabe gibt es zwei Werkzeuge, weil sie aus zwei Ecken angeschafft wurden.
Auffallen würde das bei einer Prüfung — oder wenn jemand Zeit hätte, alles zusammenzutragen. Beides passiert selten, und so wächst der Posten weiter. Verhandelt wird dann unter Zeitdruck, kurz vor Ablauf.
Barriere-Triade
- WollenKaum im Weg
- Sparen will hier jeder — das ist nicht die Stelle, an der es hakt.
- KönnenBremst spürbar mit
- Ohne Überblick über Verträge und echte Nutzung lässt sich schlicht nicht entscheiden.
- DürfenHier hakt es
- Abteilungen kaufen eigenständig ein; ohne Mandat quer durchs Haus bleibt die Liste unvollständig.
Lösung
Wir tragen zuerst zusammen, was da ist: Verträge, Abos, Nutzerzahlen, Laufzeiten und Kündigungsfristen — auch das, was auf Abteilungsbudgets läuft und in der IT nie aufgetaucht ist. Diese Liste allein überrascht die meisten Häuser und ist zugleich die Grundlage für jede Verhandlung.
Dann vergleichen wir gekaufte mit tatsächlich genutzten Lizenzen. Ungenutzte Plätze, doppelte Werkzeuge für dieselbe Aufgabe und zu hoch gewählte Lizenzstufen sind die üblichen Funde; sie lassen sich meist ohne jede Umstellung abstellen. Wir beziffern jeden Fund, damit die Entscheidung nicht am Gefühl hängt. Ihre Summe deckt oft schon das ganze Projekt.
Erst danach reden wir über Alternativen — und nicht bei jedem Werkzeug. Wo ein Wechsel Schulung, Migration und Reibung kostet, rechnen wir das gegen die Ersparnis, statt nur Listenpreise zu vergleichen. Manchmal ist die teurere Lizenz die günstigere Entscheidung. Wir schreiben dazu, welche Annahme diese Rechnung trägt.
Zum Schluss richten wir ein, was den Rückfall verhindert: ein Überblick, der aktuell bleibt, Verantwortliche je Vertrag und Erinnerungen vor den Kündigungsfristen. Damit verhandelt ihr das nächste Mal mit Vorlauf statt unter Druck — und seht Preiserhöhungen, bevor sie auf der Rechnung stehen.
Nenn uns die drei teuersten Software-Posten bei euch. Wir sagen dir, wo erfahrungsgemäß Luft drin ist — und wo nicht.